بهره وری
قانون پارکینسون | من در را برای کسی که در را باز می‌کند باز می‌کنم
۱۱ اردیبهشت, ۱۴۰۲ | بهره وری, مدیریت منابع انسانی, ویدئومدتی پیش یک کلیپ کوتاه از یک تیم محافظتی یک مقام سیاسی در شبکه‌های اجتماعی پخش شد (+/+). در نگاه اول، نکتهٔ خاص و عجیبی در این کلیپ نیست. اما نقش یکی از افراد حاضر در فیلم برای کاربران شبکه‌های اجتماعی جالب‌توجه بود:
در صندلی جلو خودرو کسی را می‌بینیم که قاعدتاً از اعضای تیم حفاظتی است و وظیفه‌اش باز کردن درب عقب خودرو برای مقام سیاسی است. هم‌زمان کسی را در بیرون می‌بینیم که مسئولیت باز کردن درب جلوی خودرو را برای او دارد. به عبارت دیگر، وظیفهٔ او این است که در را برای کسی که در را باز می‌کند باز کند.
این همان نکته‌ای بود که تعجب کاربران را برانگیخت.
واقعیت این است که احتمالاً کسانی که در زمینهٔ حفاظت از اشخاص تخصص دارند، توجیهاتی برای این نقش دارند. مثلاً این که اساساً باز کردن درب خودرو از داخل، بدون این که یک چک امنیتی کامل از بیرون انجام شده باشد، منطقی نیست. یا این که کسی که جلو می‌نشیند، یک عضو ارشد حفاظتی است و یک فرد عادی نیست و همین است که فقط او حق دارد دربارهٔ باز کردن درب عقب تصمیم بگیرد (اگر چه در فیلم به نظر می‌رسد بعد از پیاده شدن، بی‌توجه به فضای محیطی در را باز می‌کند).
اما به هر حال، هر توجیهی هم وجود داشته باشد، هم‌چنان این فیلم می‌تواند تداعی‌کنندهٔ سمت‌های زائدی باشند که در ساختارهای بروکراتیک به وجود می‌آیند. اتفاقاً همهٔ آن سمت‌ها هم توجیهاتی دارند و بعید است کسی در پاسخ به این سوال که «آیا کار تو اینجا اضافی نیست؟» بگوید: «بله. اضافی است. اما فکر می‌کردم کسی حواسش نباشد.» طبیعتاً همیشه همه آماده‌اند که توضیح دهند یک علت بسیار مهم و فنی و تخصصی برای حضورشان وجود دارد.
بنابراین، مستقل از توضیحات و توجیهاتی که می‌تواند برای این کلیپ وجود داشته باشد، هم‌چنان می‌توانیم آن را بهانه کنیم و در محیط کار خود و سازمان‌های دیگر به دنبال کسانی بگردیم که وظیفه‌شان باز کردن در برای دربازکن‌ها است.
ما در متمم در درس قانون پارکینسون این بحث را بررسی کرده‌ایم و توضیح داده‌ایم که بسیاری از سازمان‌ها بیش از هر چیز به بزرگ‌تر کردن خودشان و افزایش ارتفاع هرم سازمانی علاقه دارند:
#بهره روی #مدیریت منابع انسانی
کارهای کمتر از دو دقیقه
۱۳ فروردین, ۱۴۰۲ | بهره وری, مدیریت زماناز میان انبوه تکنیک‌هایی که برای مدیریت زمان و انضباط شخصی مطرح می‌شود، مورد ساده‌ای وجود دارد که بسیاری از ما آن را جدی نمی‌گیریم:
«خوب است که عادت کنید کارهای خود را بنویسید،
اما کارهایی را که انجام‌شان کمتر از ۲ دقیقه وقت می‌گیرد،
و می‌توان در همان لحظه انجام داد،
ننویسید، انجام دهید.»
گاهی اوقات، عقب انداختن کارهای کوچک، ناگزیر است. چون شرایط و فضا فراهم نیست. اما بیشتر وقت‌ها فقط تنبلی می‌کنیم.
مثلاً اگر قرار است قبض برق را پرداخت کنید و الان هم روی مبل خانه یا پشت میزتان نشسته‌اید و اطلاع کارت بانکی‌تان هم در موبایل‌تان هست، اشتباه است که «پرداخت قبض برق» را در فهرست کارهای آتی خود بنویسید.
نوشتن فهرست کارها نباید به روشی برای طفره رفتن از انجام کارها تبدیل شود.
این حرف ساده – اما مهم – را افراد بسیاری گفته‌اند. اما بی‌تردید دیوید آلن نویسندهٔ کتاب Getting Things Done نقش مهمی در رواج دادن و جا انداختن آن داشته است. این کتاب و تکنیک‌های GTD در یکی از درس‌های متمم معرفی شده‌اند:
روش نوشتن فهرست کارها (تکنیک GTD)
بچه‌ها این تیم فریس است | مثل تیم فریس نباشید!
۱۵ شهریور, ۱۴۰۱ | بهره وری, مدیریت زمان, نقل قولتیم فریس، بلاگر معروف، که ثروت قابل‌توجهی هم از وبلاگ‌نویسی و انتشار مطالب وبلاگ در قالب کتاب و تولید پادکست به دست آورده، در کتاب «هفتهٔ کاری چهار ساعته» بخش‌هایی را به مدیریت زمان اختصاص داده است.
او در اوایل فصل پنجم کتابش، به ویلفرد پارتو اشاره می‌کند و چنین می‌گوید: «چهار سال قبل، یک اقتصاددان زندگی من را برای همیشه تغییر داد. خجالت‌آور است که هیچ‌وقت این فرصت پیش نیامد که برایش یک نوشیدنی بخرم. ویلفرد پارتو عزیز من، حدوداً صد سال قبل فوت کرده بود.»
به نظر می‌آید که یکی از علت‌های ثروتمند شدن تیم فریس را باید در خساست او جستجو کرد. این که کسی زندگی او را برای همیشه متحول کرده و در نهایت، می‌خواسته برای قدردانی او صرفاً یک نوشیدنی بخرد. با توجه به این که پارتو مطمئناً فوت کرده و نمی‌تواند چیزی برای جبران طلب کند، فریس می‌توانست حداقل در حد ادعا، هدیه‌ای ارزشمندتر پیشنهاد کند. و به فرض این که نخواهد دروغ بگوید، می‌توانست صرفاً بگوید که متأسف است که نتوانسته از نزدیک پارتو را ببیند و از او به خاطر این تأثیر ماندگار تشکر کند؛ یا لااقل از فعل «خریدن» استفاده نکند و بگوید او را به یک نوشیدنی «دعوت کنم».
البته ممکن است بگویید «buy him a drink» تقریباً همان معنای «یک نوشیدنی مهمانش کنم» می‌دهد. اما وقتی «invite him for a drink» هم وجود دارد، ما در خوش‌بینانه‌ترین حالت با دوگانهٔ آشنای «بنشین و بفرما» روبه‌رو هستیم.
این بی‌دقتی در انتخاب کلمات را بیشتر در نسل جدید نویسندگانی می‌بینیم که بدون مطالعهٔ کافی و آشنایی با آثار کلاسیک، دست به قلم برده و سوار بر موج وب و شبکه‌های اجتماعی به شهرت رسیده‌اند. به هر حال پارتو این شانس را داشته که فریس را ندیده تا فریس به او بگوید: «بیا اینجا بنشین تا برایت یک گیلاس نوشیدنی بخرم و خوشحال شوی.» اما خوب است ما هم به خاطر داشته باشیم که نگاه عددی و کمّی گاهی ناخواسته در واژه‌ها و جملات‌مان نشت می‌کند و ممکن است از نظر طرف مقابل بی‌احترامی تلقی شود.
در پایان باید بگوییم که واقعاً انتخاب یک کلمهٔ نادرست چندان مهم نیست. اما بهانه‌ٔ خوبی است که به شما پیشنهاد کنیم اگر حوصله داشتید درس اصل پارتو را در متمم مرور کنید و ببیند پارتو چه گفته بود که تیم فریس حاضر شده بود به خاطر تأثیر جاودانه‌اش برای او یک نوشیدنی بخرد.
گوش دادن به فایل صوتی اتیکت و مرور درس ظرافتهای کلامی هم توصیهٔ همیشگی ماست:
#مدیریت زمان #بهره‌وری #نقل قول
بزرگ شدن می‌تواند دردسرساز باشد
۳۱ مرداد, ۱۴۰۱ | بهره وری, نقل قولاحتمالاً پارکینسون را می‌شناسید و دربارهٔ قانون پارکینسون شنیده و خوانده‌اید. از او نقل شده است که (+):
«سازمانی که بیش از ۱۰۰۰ نفر را به استخدام خود در می‌آورد،
به یک امپراطوری تبدیل می‌شود که هیچ اولویتی بالاتر از بقای خود ندارد.
و آن‌قدر به کارهای داخلی‌اش سرگرم می‌شود،
که فرصت یا نیازی برای تعامل با جهان خارج پیدا نخواهد کرد.»
طبیعی است که چنین جمله‌هایی را نمی‌توان به عنوان یک گزارهٔ قطعی در نظر گرفت و تحلیل کرد. عدد ۱۰۰۰ هم صرفاً یک عدد نمادین است.
اما تذکر پارکینسون مهم است. چه برای یک تیم کاری معمولی و چه برای یک سازمان بسیار بزرگ، می‌توان یک اندازهٔ بهینه در نظر گرفت. اندازه‌ای که اگر مجموعه از آن بزرگ‌تر شود، درگیری‌ها و دغدغه‌های داخلی بر موضوعات دیگر سایه می‌اندازند و به کارکرد مجموعه لطمه می‌زنند.
چنین می‌شود که ممکن است به دبیرخانهٔ یک سازمان بزرگ سر بزنید و ببینید مسئول دبیرخانه، برای پیگیری نوبت سفر تابستانی به واحد خدمات رفاهی رفته است. او در آن‌جا معطل است چون کارمند واحد خدمات رفاهی دندان‌درد داشته و به بهداری رفته. کارمند بهداری هم در صف ناهار است و آشپز رستوران هم رفته تا مساعده بگیرد و آن‌جا معطل است چون کارمند واحد مالی پشت در دبیرخانه منتظر ایستاده تا سرنوشت نامهٔ یکی از خویشاوندانش را پیگیری کند.
سازمان چشم از بیرون برداشته و به خود مشغول شده است.
قانون پارکینسون از درس‌های قدیمی متمم بوده که اخیراً به روز شده و می‌توانید نسخهٔ کامل‌شده‌اش را در متمم بخوانید:
عادت‌هایی ساده برای کاهش زمان استفاده از موبایل
۲۳ مرداد, ۱۴۰۱ | بهره وریبسیاری از ما بخش قابل‌توجهی از ساعات بیداری خود را به صفحهٔ موبایل خیره می‌شویم؛ چه برای خواندن و فرستادن پیام و چه برای گشت‌و‌گذار در وب و شبکه های اجتماعی.
بخشی از این مدت زمان، خارج از اختیار ماست و نمی‌توانیم آن را کاهش دهیم. اما می‌دانیم که بخشی هم از سر اختیار است. یعنی بدون این که مشکلی پیش بیاید، می‌توانیم آن ساعت‌ها را کم کنیم.
بر همین اساس، این دغدغه کمابیش برای همه وجود دارد که چگونه مدت زمان خیره شدن به صفحهٔ نمایش (Screen Time) را کاهش دهیم؟
نشریهٔ Entrepreneur اخیراً مطلبی منتشر کرد و در آن به روش‌های مدیریتِ مدت زمان استفاده از موبایل پرداخت (+). نکات مطرح شده در این مطلب، شگفت‌انگیز یا غیرمنتظره نیستند. اما مرور و یادآوری آن‌ها می‌تواند مفید باشد:
- خودتان را عادت بدهید که تا مدت مشخصی پس از بیدار شدن از خواب، گوشی را چک نکنید
- قبل از خواب به سراغ ابزارهای مرتبط با تکنولوژی (موبایل، لپ‌تاپ و …) نروید
- یا به کلی به شبکه‌های اجتماعی سر نزنید. یا زمان مشخصی را برای این کار تعیین کنید (مثلاً روزی نیم ساعت، یا از این بهتر: هر شب نیم ساعت بین ۹ تا ۱۱)
- با خودتان قرار بگذارید که وقتی در کنار خانواده هستید، موبایل را کنار بگذارید
- موبایل را سایلنت کنید یا لااقل نوتیفیکیشن بعضی اپلیکیشن‌های غیرضروری را قطع کنید
- در هر هفته، مدت زمان مشخصی را برای کنار گذاشتن گوشی موبایل در نظر بگیرید
- استفاده از موبایل را به کاری آگاهانه تبدیل کنید. هر بار قبل از برداشتن موبایل، از خود بپرسید که «الان دقیقاً با موبایل چکار دارم؟ و قرار است چقدر وقت بگذارم؟»
- از نرم‌افزارهایی که مدت زمان استفاده از موبایل را اندازه‌گیری و گزارش کرده و آن را محدود می‌کنند، استفاده کنید
فایل صوتی مدیریت توجه و نیز درسِ «اثرات نامطلوب کم‌خوابی» به نوعی به این بحث مربوط هستند و می‌توانند کمک‌کننده باشند:
مدیریت توجه (فایل صوتی آموزشی در فروشگاه متمم)
هم‌چنین مرور درس دیجیتال دیتاکس (Detox) یا سم‌زدایی شبکه‌های اجتماعی هم می‌تواند مفید باشد:
#بهره وری #مدیریت زمان #شبکه های اجتماعی
هر ثروتی با خود فقری را هم به همراه می‌آورد
۱۱ دی, ۱۴۰۰ | بهره وری, نقل قولهربرت سایمون دربارهٔ «وفور و فراوانی اطلاعات» نگاه جالبی دارد. او می‌گوید:
«واضح است که هر نوع از اطلاعات که به مخاطب ارائه می‌شود، بخشی از توان توجه او را مصرف می‌کند. بنابراین، فراوانی اطلاعات، فقر توجه را به همراه می‌آورد. و هنگامی که با انبوهی از اطلاعات مواجه هستیم، بیش از هر چیز نیاز داریم بتوانیم توجه خود را [به عنوان یک منبع محدود] به درستی به آن‌چه که باید تخصیص دهیم.»
قطعاً راهکارهای مدیریت توجه فراوان هستند. اما در حد یادآوری:
- در هر لحظه بیشتر از یک کار انجام ندهیم (خصوصاً در مورد کارهای فکری)
- مراجعه به منابع عمومی (مثلاً سایت‌ها و اکانت‌های خبری) را محدود کرده و منابع تخصصی (از سایت‌های تخصصی تا اکانت‌های تخصصی در شبکه‌های اجتماعی) را دنبال کنیم
- کارهای فکری سنگین (مطالعه، برنامه‌ریزی، گزارش‌نویسی و …) را در زمان و مکان مشخصی انجام دهیم تا ذهن‌مان شرطی شود و آمادگی بیشتری داشته باشد
- برای بازه‌های زمانی مشخص (مثلاً ۲۵ تا ۳۵ دقیقه) هدف‌گذاری کنیم و بدانیم که در این بازه فقط یک کار خاص را انجام خواهیم داد (پومودورو)
- اگر کارهای انجام نشده ذهن‌مان را به خود مشغول کرده، آن‌ها را روی کاغذ بیاوریم تا ذهن‌مان خلوت‌تر شود
- جدول برنامه ریزی روزانه و جدول برنامه ریزی هفتگی داشته باشیم
فایل صوتی مدیریت توجه و نیز درسِ «کارهای فردای خود را بنویسید» به این بحث مربوط هستند و می‌توانند کمک‌کننده باشند:
مدیریت توجه (فایل صوتی آموزشی در فروشگاه متمم)
برای خواب بهتر کافی است فهرست کارهای فردایتان را بنویسید
چگونه بهتر چرت بزنیم؟ | کافئین می‌تواند به ما کمک کند
۲۷ آبان, ۱۴۰۰ | بهره وری, سبک زندگیسایت sleep.org مدت‌هاست فهرستی از توصیه‌ها را برای چرت زدن بهتر تنظیم کرده و آن را به شکل مرتب به‌روز می‌کند. برخی از توصیه‌ها نسبتاً ساده هستند و همه آن‌ها را می‌دانیم (+):
- بهترین زمان برای چرت زدن، بعد از ناهار است که کمی احساس سنگین بودن می‌کنیم.
- چرت زدن بهتر است بین ۱۰ تا ۲۰ دقیقه باشد و از ۲۰ دقیقه بیشتر نشود (چون وارد مراحل خواب عمیق می‌شویم و در این صورت، بعد از بیداری سرحال نخواهیم بود).
- تا حد امکان سعی کنیم محیطی که در آن چرت می‌زنیم، ساکت، آرام و کمی خنک باشد.
- سعی کنیم محل ثابتی را برای چرت زدن در نظر بگیریم تا بدن نسبت به آن محل شرطی شود.
- حتی اگر در آن ۱۰ تا ۲۰ دقیقه خواب‌مان نبرد، بهتر است چشم‌هایمان را ببندیم و استراحت کنیم.
- تا حد امکان نوتیفیکیشن‌ها را قطع کنیم.
اما مورد آخری که در این فهرست توصیه شده جالب است. خوردن یک فنجان قهوه قبل از چرت زدن می‌تواند مفید باشد. چون حدود ۱۰ – ۲۰ دقیقه زمان لازم است تا کافئین به خون ما برسد و اثر خود را نشان دهد. بنابراین نه‌تنها خواب راحتی خواهیم داشت، بلکه پس از بیداری هم سرحال خواهیم بود.
شاید بد نباشد یک یا دو مورد از مطالب زیر را هم در همین مورد در متمم مرور کنید:
اثرات نامطلوب کم خوابی برای خواب بهتر، فهرست کارهای فردایتان را بنویسیداگر هم دربارهٔ خوابیدن تجربه‌ای دارید یا توصیه‌ای در ذهن‌تان است که میل دارید با دوستان متممی خود مطرح کنید، می‌توانید به صفحهٔ زیر سر بزنید:
چه تجربه‌ای دربارهٔ نحوهٔ خوابیدن دارید؟حتی از این هم بیشتر طول می‌کشد!
۷ مهر, ۱۴۰۰ | بهره وری, نقل قولقانون هافستادتر می‌گوید (+): «کارها از آن چیزی که پیش‌بینی می‌کنید بیشتر طول خواهند کشید. حتی اگر قانون هافستادتر را بدانید و آن را هنگام پیش‌بینی خود لحاظ کنید.»
هافستادتر این قانون را در مورد پروژه‌ها و کارهایی که کمی پیچیده هستند مطرح می‌کند.
در متمم، مثلث موفقیت پروژه را معرفی کرده‌ایم و توضیح داده‌ایم که یکی از سه رأس این مثلث، «زمان» است.
درس موفقیت پروژه را در متمم بخوانید.
مدیریت زمان | مدیریت پروژه‌های کوچک
#نقل قول #بهره وری #مدیریت زمان